Memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda sangat penting untuk kesuksesan dan pertumbuhan Anda. Penyedia perangkat lunak yang menjadi anggota BASDA telah melalui ribuan siklus pembelian perangkat lunak. Serangkaian panduan pemilihan perangkat lunak praktik terbaik kami menyaring pengalaman ini untuk membantu bisnis Anda membuat keputusan pembelian yang tepat dan dapat ditemukan di sini (terbuka di tab baru).
Panduan ini berfokus pada perangkat lunak penggajian. Kami sarankan Anda membacanya bersama dengan panduan pemilihan perangkat lunak bisnis kami (untuk organisasi menengah dan besar) atau perangkat lunak pemilihan bisnis kami untuk kesuksesan bisnis kecil. Ini memberikan tip dan trik yang relevan untuk memilih semua jenis perangkat lunak bisnis. Anda juga dapat menemukan 10 hal yang perlu dipertimbangkan saat membeli perangkat lunak akuntansi berguna.
1. Software Payroll tidak akan membuat Anda menjadi ahli payroll
Penggajian cenderung menjadi peran yang cukup khusus di banyak bisnis dan karenanya, perangkat lunak cenderung sangat dapat dikonfigurasi. Terserah Anda sebagai pembeli dan pengguna untuk memutuskan apa yang berlaku untuk perusahaan Anda sendiri. Misalnya unsur upah mana saja yang kena pajak; NIC-able (yaitu relevan untuk Kontribusi Asuransi Nasional); dapat pensiun; penghasilan yang memenuhi syarat untuk pendaftaran otomatis; pinjaman mahasiswa; bonus untuk Pelaporan Kesenjangan Gaji Gender dll.
Karyawan sakit, punya anak, libur, menerima perintah pengadilan, cuti. Semua peristiwa ini memerlukan tindakan khusus untuk dilakukan dengan perangkat lunak – dan Anda harus jelas bagaimana bisnis Anda akan menangani proses ini.
2. Jenis usaha – pemberi kerja/pemegang buku/akuntan/biro penggajian
Bergantung pada jenis bisnis yang Anda beli perangkat lunak penggajian, periksa apakah sistem dirancang untuk melayani kategori bisnis khusus ini; ini mungkin juga berdampak pada biaya perangkat lunak tersebut – terutama jika beroperasi atas nama perusahaan/unit bisnis lain.
3. Cloud atau Lokal
Haruskah Anda mencari solusi On-premise atau Cloud? Perhatikan bahwa beberapa solusi Cloud memiliki fitur dan kemampuan konfigurasi yang lebih sedikit daripada sistem yang dipasang secara lokal di tempat – tetapi manfaat dari dihosting dan ditingkatkan untuk Anda dan mungkin menawarkan lebih banyak kemampuan untuk berkolaborasi dengan orang lain.
4. Beri diri Anda cukup waktu
Berikan banyak waktu untuk menganalisis dan menguji sistem dan, jika pindah dari solusi penggajian lain, buat rencana migrasi. Ini harus sesuai dengan siklus bisnis Anda sendiri, ketersediaan sumber daya, tahun keuangan, dan perubahan legislatif.
5. Transfer data
Jika Anda berpindah dari perangkat lunak atau sistem manual yang ada, proses apa yang diperlukan untuk mentransfer data? Apakah kemampuan transfer data disediakan oleh perangkat lunak atau apakah penyedia bekerja sama dengan mitra untuk mencapainya? Jenis data apa yang perlu ditransfer dan berapa volumenya? Apakah diperlukan input ulang manual?
6. Coba sebelum membeli
Banyak penyedia perangkat lunak penggajian menawarkan uji coba gratis. Mungkin tepat bagi bisnis Anda untuk memanfaatkan ini. Namun, ketahuilah bahwa beberapa perangkat lunak dapat mengirimkan data RTI (Informasi Waktu Nyata) secara otomatis ke HMRC, oleh karena itu dan untuk memenuhi persyaratan perlindungan data, Anda tidak boleh menggunakan data dunia nyata untuk penyiapan dan pengujian. Misalnya, gunakan referensi dummy PAYE.
7. Pahami biayanya
Apa yang termasuk dalam harga perangkat lunak? Apakah biaya dukungan ekstra dan apakah ada paket dukungan yang berbeda? Berapa biaya peningkatan jika bisnis tumbuh? Apakah jenis dukungan yang Anda butuhkan tersedia pada saat Anda membutuhkannya, misalnya pada akhir tahun pajak; selama jam kantor Anda sendiri; 24/7 dll?
Selain itu, opsi On-Premise dan Cloud sering menampilkan model komersial yang berbeda – dengan biaya On-Premise seringkali lebih ‘dimuat di muka’ sedangkan solusi Cloud memiliki biaya yang lebih terdistribusi selama masa pakai solusi tersebut. Pertimbangkan model mana yang paling sesuai dengan keuangan Anda.
8. Antarmuka pensiun
Apakah perangkat lunak mendukung antarmuka ke Penyedia Pensiun yang akan Anda gunakan? Jika antarmuka melalui unggahan file .csv, ini akan meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses penggajian Anda dibandingkan dengan antarmuka melalui tautan API, yang menyediakan konektivitas langsung yang memungkinkan informasi pensiun Anda diteruskan dengan mengklik tombol.
Beberapa penyedia Pensiun hanya menerima satu unggahan informasi setiap bulan yang memerlukan perangkat lunak penggajian untuk mengakumulasi data untuk karyawan yang dibayar mingguan.
9. Kebutuhan HMRC
Semua perangkat lunak penggajian perlu mengirimkan informasi penggajian tepat waktu ke HMRC melalui RTI (Informasi Real Time). Perlu dicatat bahwa perangkat lunak penggajian terdaftar di situs web HMRC (terbuka di tab baru) tidak selalu mengizinkan penyerahan semua dokumen RTI. Anda harus mempertimbangkan fitur mana yang Anda perlukan dan pastikan perangkat lunak yang Anda pilih menyertakannya.
10. Persyaratan khusus
Apakah Anda memerlukan perangkat lunak penggajian untuk menangani frekuensi pembayaran yang kurang populer seperti frekuensi pembayaran harian, 2 mingguan, 4 mingguan, dan tahunan? Apakah Anda akan membayar Direksi? Pastikan perangkat lunak penggajian akan menangani perhitungan Direksi NIC.
Jika Anda membayar karyawan yang juga dikenai pajak di luar negeri, Anda memerlukan perangkat lunak penggajian yang menangani ‘Lampiran 5’ – aturan yang mencakup pengurangan pajak luar negeri selain pajak UK PAYE dari pembayaran yang dilakukan kepada karyawan yang dikirim untuk bekerja di luar negeri.
Panduan ini berasal dari badan perdagangan Inggris, BASDA (Asosiasi Pengembang Perangkat Lunak Aplikasi Bisnis) yang telah memberikan izin kepada TechRadar Pro untuk menerbitkannya kembali. BASDA beroperasi melalui representasi dan kolaborasi untuk memastikan bahwa suara industri perangkat lunak bisnis Inggris didengar oleh beberapa tingkat tertinggi dalam pemerintah Inggris, pembuat kebijakan, dan media industri. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang BASDA di sini (terbuka di tab baru).